Журнал регистрации актов образец бланк

Содержание

Журнал регистрации локальных нормативных актов

Журнал регистрации актов образец бланк

Формат: 210 х 288 (вертикальный) 64 страницы, пронумерованы 

Прошнурован, опломбирован

Обложка: золотистый картон Съемная обложка из прозрачного ПВХ Товар представлен на Портале поставщиков.
Для получения оферты обратитесь к менеджеру.

Журнал регистрации локальных нормативных актов — применяется для регистрации нормативных документов, разрабатываемых и утверждаемых в организации (локальных нормативных актов).

Пример заполнения основного раздела журнала:

Локальные нормативные акты — акты работодателя, имеющие в своем содержании правила поведения, обязательные для неопределенного круга лиц и рассчитанные на неоднократное применение. Локальные нормативные акты устанавливают порядок организации и условия труда, характеризуют систему управления трудом в целом, для всех работников организации.

Трудовое законодательство предоставляет работодателям право принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями (ст. 8 ТК РФ).

О составе локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации, говорится в ТК РФ:

  • заключая трудовые договоры, специалисты кадровых служб должны по возможности, руководствоваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенными в штатное расписание организации (ст. 57 ТК РФ);
  • заключив трудовой договор с работодателем, работник обязан соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56,189,190 ТК РФ);
  • работники организации должны быть под роспись ознакомлены с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
  • при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ);
  • очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123 ТК РФ).

Наряду с прямо предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель, осуществляя локальное нормотворчество, может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. (ТК РФ, Часть III, ст. 68)

Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учетом следующих требований:

  • локальные нормативные акты, регламентирующие режим и условия труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (статьи 103,123,135,144,162,190 ТК РФ);
  • штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции принимаются работодателем единолично;
  • другие локальные нормативные акты (например, положение о персонале) могут приниматься с учетом мнения представительного органа работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, так как это свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении организацией и о развитии форм социального партнерства (ст. 27 ТК РФ).

Особенностью некоторых локальных нормативных актов является их включение Госкомстатом России в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате. К таким документам относятся штатное расписание (Форма Т-3)  и график отпусков (Форма Т-7).

Некоторые виды локальных нормативных актов 

Обязательные документы:

  • Штатное расписание (Форма Т-3) (бланк, скачать)
  • Правила внутреннего трудового распорядка (пример, скачать)
  • Программа вводного инструктажа (пример, скачать)
  • Положение об охране труда

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:

  • Коллективный договор — обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить.
  • Положение об оплате труда и премировании — обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании.
  • Должностные инструкции — обязательны, если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах.
  • Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы — обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.
  • График сменности обязателен при наличии сменной работы.
  • Положение о коммерческой тайне — обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять.
  • И др.

Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе.

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения.

Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Полезная информация:

Источник: http://www.HR-OK.ru/e-store/personnel_registration/5132/

Журнал регистрации актов

Журнал регистрации актов образец бланк

Журнал регистрации актов существует для фиксации факта наличия конкретного рода документации. Для государственных учреждений он является обязательным к заполнению.

Частные компании ведут его только по необходимости. В них отношение к подобного рода журналам гораздо проще.

Тем не менее эти отметки могут пригодиться при отстаивании позиции фирмы в судебных инстанциях, при разного рода проверках.

Обычно журнал регистрации актов вводят в систему документооборота компании, когда актов составляется большое количество. Если впоследствии будет необходимо найти конкретный акт, то с журналом это можно будет сделать оперативно.

Виды журнала

Так как разновидностей актов множество, то и журналов их регистрации также очень много.

Если одного вида актов, например, проверок по охране труда, в организации составляется большое количество, то логично будет ввести для них специальный журнал. И так со всеми разновидностями.

Бывают случаи, когда в один журнал помещается множество разных видов актов. Такая практика распространена в малых и микроорганизациях.

Различают следующие виды актов:

  • Испытаний чего-либо. Систем, образцов, технологий.
  • Сдачи и приемки чего-либо. Могут сдаваться и приниматься материальные ценности, документы, какие-либо важные для компании работы.
  • Регистрационные.
  • Передачи. Во временное пользование или между подразделениями одной и той же компании.
  • Уничтожения материальных ресурсов или документов.
  • Разрешающие какие-либо действия.
  • Запретительные.
  • Ревизии.
  • Предоставленных услуг и выполненных работ, в них перечисляются конкретные действия организации подрядчика.
  • Нарушения каких-либо правил, принятых в стране, регионе или компании.
  • Инвентаризации. Этого вида акты составляются специально созванной комиссией.
  • Учредительные.
  • Акты сверки.
  • Бумаги о признании чего-либо.
  • Регламентирующие и конкретизирующие.
  • Акты по расследованию причин аварий и несчастных случаев.
  • Ликвидации компаний.
  • Прокурорского реагирования.

Значение журнала

Помимо того, что существование и ведение журнала может минимизировать неприятные ситуации для организации в суде, он может пригодиться при необходимости оперативного поиска.

В работе никогда нельзя исключать значение человеческого фактора. Если реквизиты важной бумаги теряются либо указываются неверно, эти данные всегда можно будет посмотреть в журнале. Таким образом можно быстро проверять корректность указанной информации.

Условия использования

Каждая организация выбирает форму журнала, наиболее применимую к конкретным условиям. Для того чтобы каждый раз заново не «изобретать велосипед», существует несколько типовых форм.

Одна из них предполагает, что в основной таблице должна содержаться информация определенного плана.

Если брать в качестве примера журнал регистрации актов проверок по охране труда, то он будет иметь следующие графы для заполнения:

  • Порядковый номер записи.
  • Дата проведения проверки (если речь идет об актах какой-либо проверки). В случае с любыми другими видами актов регистрируется действие, которое фиксируется актом.
  • Номер регистрируемого документа.
  • ФИО и должность лица, которое проводило проверку.
  • Ответственный исполнитель предписаний.

Существуют и более сложные, но и более универсальные журналы. Они не требуют индивидуализации под конкретный случай.

Образец:

Универсальный журнал регистрации актов

Если книга предназначена для регистрации всех разновидностей документов, а не конкретно одного вида, то можно в основной таблице разместить столбцы с такими наименованиями:

  • Порядковый номер.
  • Дата.
  • Вид акта.
  • Краткое содержание документа.
  • ФИО и должность составителя акта. Столбец может быть как единый, так и разделенный на две части.
  • Кто присутствовал при составлении акта. В этой графе перечисляются председатель и члены комиссии, которые ставят свои подписи.
  • Выполненные на основе акта действия.
  • Примечание. Здесь могут содержаться, например, особое мнение одного из членов комиссии или отметки о наличии визы руководителя в регистрируемом документе.

Унифицированной формы такого журнала нет. Поэтому если организация решила ее применять, то ее необходимо ввести в учетную политику организации.

Помимо основной таблицы, бумага должна описывать реквизиты организации, которая ее ведет (они указываются в самой верхней части каждого журнала регистрации), период ведения и ФИО, должности и подписи ответственных за ведение сотрудников.

Оформление

Журнал состоит из обложки и основной части. Обложка может быть как из обычных листов А4, так и твердого переплета. Второй более удобен при обращении. Документ может вестись только в печатном виде, так как требует наличия подписей ответственных лиц. Обязательное требование – указывать сроки ведения журнала. Эти данные указываются на обложке сразу же после названия.

Согласно существующим нормам дата окончания может оставаться незаполненной вплоть до начала ведения нового журнала. Обычно подобного рода документацию рассчитывают на 1 год использования. Это удобно, так как именно такой срок разделяет два отчетных периода в бухгалтерии. Да и хранить и архивировать журналы с таким сроком удобнее.

Организация вправе вписывать в журнал не всю документацию. Исключением являются бумаги, имеющие значение для проверяющих организаций, государственные общепринятые документы и пр. В других случаях решение, регистрировать акт или нет, принимает ответственный за документооборот компании. В любом случае схема действий по этому вопросу должна быть отражена в учетной политике организации.

Срок хранения

В соответствии с существующими нормами срок хранения журнала регистрации актов составляет 5 лет. Если речь идет о какой-либо входящей документации, то он может сократиться до 3 лет.

Все будет зависеть от характера и вида регистрируемых актов, сроков их действия и хранения.

После того как срок хранения журнала о регистрации актов истек, созывается специальная комиссия по вопросу утилизации документов, составляет подтверждающую бумагу и уничтожает его.

Источник: http://gosdetstvo.ru/zhurnal-registratsii-aktov/

Образец журнала регистрации входящих документов

Журнал регистрации актов образец бланк

Журнал регистрации входящих документов не имеет унифицированной формы. Не является обязательным к заполнению, решение о создании и ведении принимается руководством.

Его содержание определяется индивидуально на каждом предприятии исходя из специфики и принятой учетной политики.

Составляется для хранения отметок о фактах создания, получения или отправки документов, № и датах, кратком содержании.

Журнал регистрации служит для учета, систематизации, обработки сведений о документообороте, имеет свою сквозную нумерацию, позволяющую в дальнейшем вести внутренний контроль над движением и исполнением документации, а так же служит поисково-справочной системой для сотрудников.

Регистрации подлежат все входящие, исходящие, иногда внутренние документы, независимо от их содержания и способа доставки или отправки.

Некоторые организации, с цель избежать лишних трудовых затрат, утверждают перечни документов не требующих отметки в книге учета корреспонденции. Журнал ведет делопроизводитель или секретарь.

В организации может существовать несколько журналов учета документации с разным содержанием, в зависимости от видов регистрируемых документов, например, общедоступные и конфиденциальные. Допускается выделение записей цветом для обозначения принадлежности к разным группам.

Виды журналов

  • журнал регистрации входящих документов;
  • журнал регистрации исходящих документов;
  • журнал регистрации внутренних документов;

Каждый из журналов имеет свою внутреннюю нумерацию. Внутрифирменные документы могут учитываться децентрализовано внутри своих структурных подразделений.

Форма ведения журнала

Форма ведения журнала определяется руководством:

 Бумажная, журнальная или карточная

За основу может быть принята обычная тетрадь с расчерченной вручную таблицей и подписью заголовков в колонках. Требует времени для создания. Ведение следует поручить аккуратному сотруднику, так как должны отсутствовать помарки, исправления, зачеркивания.

Обязательна нумерация всех страниц. Последовательность колонок и заголовки граф обязаны быть идентичны на каждом развороте. В канцелярских магазинах продаются различные формы журналов учета, предприятие может выбрать для себя любую удобную из представленных форму и утвердить.

Журнал существует в единственном экземпляре, поэтому его ведением занимается единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Карточки создаются под копирку и их заполнением могут заниматься сразу несколько человек.

 Электронная

Будет храниться на электронном носителе. Для создания и ведения можно воспользоваться, например, офисными программами Word или Excel. Шаблон разрабатывается один раз, далее копируется. Не требует от работника углубленных знаний в ПК.

На рынке представлено большое количество специализированных программ по работе с документооборот, одни из них 1С: Документооборот или МикроДок — Документооборот Net.

Наиболее удобная форма регистрации при автоматизированном учете это заполнение информации по каждому документу в отдельном окне.

Процесс введения информации ускоряется за счет автоматического заполнения некоторых полей (дата и номер регистрации) и из выпадающих списков.

Плюсы электронного учета:

  • минимум опечаток,
  • удобный поиск и чтение,
  • проверка программой на корректность вводимых данных,
  • возможность хранения сведений о корреспондентах, чтобы не вносить их повторно.

Графы журнала регистрации входящих документов

  1. Дата регистрации только текущая (фактическая).
  2. Регистрационный номер или индекс — присвоенный порядковый номер в цифровом или буквенно-цифровом представлении при регистрации документа. Отсюда следует, что ведением журнала должен заниматься единовременно один человек.

    При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий.
    Зарегистрированный номер вместе с датой регистрации переносится на лицевой лист документа. Отсчет нумерации принято начинать заново с началом нового года.

  3. Вид документа: приказ, распоряжение, договор, заявка, докладная записка, претензия и т.д..

  4. Корреспондент. При входящем документе в его роли выступает организация-отправитель, заносятся все необходимые для идентификации данные. В случае исходящей документации в качестве корреспондента заносят Ф.И.О. создателя, дополнительно прописывают структурное подразделение, в котором составлен документ.

  5. Дата документа берется непосредственно с самого документа, соответствует дате создания.
  6. Номер документа отвечает порядковой нумерации внутрифирменных документов определенного вида.
  7. . Краткое изложение целевого назначения документа.
  8. Количество листов, в т. ч.

    приложений, подсчитывают и вписывают в графу №8, дабы избежать потерь или путаницы. Сам документ складывают в смысловом порядке, скрепляют по желанию. Вообще, порядок, форма и место хранения всей документации утвержден в инструкции делопроизводителя, индивидуально для каждого предприятия, главное условие, обеспечение сохранности.

  9. Исполнителя в документ вносит руководитель после ознакомления, поэтому при регистрации это поле оставляют пустым, информацию заносят в ходе выполнения или по окончании. Рядом могут указывать структурное подразделение.
  10. Отметка о выдаче во временное пользование (кому и когда выдан).

    Не входит в список обязательных полей, включение его в состав журнала может облегчить работу делопроизводителя. Поле остается пустым, если документ лежит в архиве.Хранит информацию о просителе: Ф.И.О, возможно должность или структурное подразделение.

    При программном ведении документооборота существует возможность не только хранить текущую информацию, но и просмотреть всю историю запросов.
    При использовании бумажного журнала возможен вариант внесения записей на карандаш.

  11. Срок выполнения. Графа создается, если в компании жестко отслеживают письма, находящиеся на исполнении.

    В данном случае не помешает отметка об окончании или просрочке.

  12. Номер дела, в которое помещен документ, вписывают после исполнения.

Основными в этом списке являются графы под номерами 1, 2, 4, 7.

Кроме регистрационного номера и даты на документе разрешено делать пометки со ссылками на другие документы, например, если входящий является ответом на отправленный запрос.

Файлы с документацией, полученные по электронной почте, распечатывают и регистрируют в уставном порядке.

В некоторых организациях сохранятся не только записи об исходящей корреспонденции, но и сами документы, перед отправкой их копируют и подшивают в архив.

Одной из главных задач ответственного за учет документации сотрудника ставится отслеживание повторно присылаемых копий, чтобы исключить дублирование информации.

Если первоучтенным документом оказывается распечатанная копия электронного или полученного факсом письма, то пришедшему после оригинала присваивается тот же регистрационный номер, данные в журнал не заносятся, документ заменяется в архиве на подлинник.

  Close Window

Loading, Please Wait!

This may take a second or two. Adblock
detector

Источник: http://rushbiz.ru/upravlenie-biznesom/obrazcy-dokumentov/zhurnaly/zhurnal-registracii-vxodyashhix-dokumentov.html

Примеры регистрационных журналов Форма журнала входящих документов

Журнал регистрации актов образец бланк

Датапоступления Регистрационныйномер Корреспондент(автор) Датадокумента Номердокумента Краткоесодержаниедокумента
1 2 3 4 5 6
Резолюция или кому направлен документ Дополнительныесведения о документе Распискав получении Отметкаобисполнении
Исполнители Задание Срокиспользования Авторрезолюции Датапостановкирезолюции
7 8 9 10 11 12 13 14

Форма журнала регистрации исходящих документов

Датапоступления Регистрационныйномердокумента Корреспондент(получатель) Краткоесодержаниедокумента Кемподписан документ Исполнитель Дополнительныесведения о документе Отметкаобисполнении
1 2 3 4 5 6 7 8

Форма журнала регистрации внутренних документов

Датапоступления Регистрационныйномердокумента Краткоесодержаниедокумента Кемподписан документ Исполнитель Дополнительныесведения о документе Распискав получениидокумента Отметкаобисполнении
1 2 3 4 5 6 7 8

ПРИЛОЖЕНИЕ 9

Пояснение кзаполнению регистрационных формдокументов

Реквизиты Пояснение к заполнению
Автор(корреспондент) При регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) – автора документа.При регистрации отправленных документов записывается название организации (лица) – корреспондента.Допускается применение сокращенного названия организации.
Название вида Заполняется в соответствии с названием вида регистрационного документа. При регистрации писем графа может не заполняться.
Дата документа Дата, присвоенная документу организацией-автором, переносится с поступившего или отправляемого документа.
Индекс документа Индекс, присвоенный документу организацией- автором, переносится с поступившего или отправляемого документа.
Дата поступления Дата переносится из отметки о регистрации (регистрационного штампа)
Индекс поступления Индекс переносится из отметки о регистрации поступившего документа. После исполнения дополняется номером дела по номенклатуре и другими индексами по соответствующим классификаторам.
Заголовок документа (краткое содержание) Переносится заголовок, сформулированный на документе; при его отсутствии формулируется, исходя из основного содержания документа.
Отметка об исполнении Дата и индекс ответного документа или краткая запись решения вопроса по существу с указанием даты или срока исполнения.
Отметка о направлении документа в дело Указывается индекс дела по номенклатуре дел, дата и подпись ответственного исполнителя.

ПРИЛОЖЕНИЕ 10

Лицеваясторона РКК

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Корреспондент
Дата поступления и индекс документа Дата и индекс документа
Краткое содержание
Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении документа

Оборотнаясторона РКК

Контрольные отметки (ход исполнения)
Фонд № Опись № Дело №

ПРИЛОЖЕНИЕ 11

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник: https://StudFiles.net/preview/6326853/page:14/

Журнал регистрации актов. образец, бланк 2018

Журнал регистрации актов образец бланк

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.

Для чего нужны регистрационные книги

Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.

Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Среди целей ведения журнала можно выделить:

  • возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
  • возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
  • придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

Какие локальные акты регистрируются в журнале

Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:

  • вопросы хозяйственной деятельности;
  • систему планирования;
  • порядок и структуру отчетности;
  • выстраивание стратегии продаж;
  • задачи по расширению бизнеса.

Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

  • назначении директора;
  • создании филиала;
  • введении штатного расписания;
  • утверждении правил трудового распорядка;
  • обеспечении коммерческой тайны;
  • проведении внутренних проверок и аттестаций, др.

Образец книги приказов по основной деятельности

Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.

Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.

На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.

На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

граф примерно следующее:

  1. Порядковый номер документа.
  2. Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
  3. Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
  4. Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
  5. Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
  6. Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.

Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги.

Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О.

лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

В ней не должно быть:

  • исправлений;
  • подчисток;
  • необоснованных зачеркиваний;
  • откорректированных записей;
  • разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).

При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно.

Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.

Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.

Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.

Образец книги регистрации приказов по основной деятельности

Образец заполнения

Источник:

Как заполнить журнал учета персональных данных

Главное назначение журнала — фиксировать операции по обработке и передаче персональных сведений ответственным за них сотрудникам, тем самым способствовать сохранности информации. Целесообразность ведения таких записей определяется спецификой, размерами и структурой организации.

Как правило, чем больше численность штата, тем шире перечень сотрудников, которым требуется доступ к конфиденциальным сведениям для выполнения служебных обязанностей.

Например, при возникновении спорных ситуаций штатный юрист может запросить в отделе персонала трудовой договор с тем или иным работником. При принятии решения о кадровых перестановках или продвижении работника по службе личное дело работника может быть запрошено руководителем подразделения.

Нередко кадровые документы, содержащие конфиденциальную информацию, требуются профсоюзным организациям для проверки выполнения условий коллективного договора.

Форма журнала

Обязанность ведения книги движения персональных данных не предусмотрена на законодательном уровне, а значит, не существует четких требований к ее оформлению. Однако есть рекомендации, которых следует придерживаться, чтобы решить поставленную задачу по предотвращению утечки информации. Итак, в книгу учета передачи данных рекомендуется включить следующие графы:

  • ФИО и должность лица или наименование органа, запрашивающего личные данные;
  • цель выдачи документа;
  • дата выдачи документа;
  • дата возврата документа;
  • перечень наименований запрашиваемых документов.

Если работодатель принимает решение о необходимости фиксации движения личных данных, то образец журнала учета персональных данных вносится в пакет типовых документов по защите конфиденциальной информации, и его форма утверждается приказом. Также издается приказ о назначении лица, ответственного за заполнение журнала.

Порядок ведения, хранения и уничтожения

Так как журнал учета персональных данных не является обязательным документом, работодатель на свое усмотрение определяет порядок манипуляций с ним. Целесообразно разработать соответствующий внутренний регламент, в котором прописано место хранения книги учета передачи данных, а также инструкцию по ее ведению.

Что касается сроков хранения журнала, то они также устанавливаются руководителем организации. При их определении рекомендуется ориентироваться на ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.

2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в соответствии с которым личные дела работников подлежат хранению в течение 75 лет. Логично, что документ, фиксирующий движение конфиденциальных данных сотрудников, следует хранить в течение этого же срока.

Каким бы ни был определен срок хранения журнала, его уничтожение должно сопровождаться составлением соответствующего акта.

Источник:

4 ключевых принципа заполнения журнала регистрации входящих документов

Как заполнить журнал регистрации входящих документов?

В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным. Это необходимо для того, чтобы грамотно следить за поступающей корреспонденцией. При этом руководство само может выбирать, в какой форме вести такие журналы.

Для решения каких задач заводят журнал регистрации входящих документов?

  • Проведение продуктивной справочной работы с важными бумагами.
  • Контроль внешней и внутренней работы сотрудников
  • Приведение в действие решений руководства в указанное время.

  • Учёт, систематизация и грамотная обработка поступающей корреспонденции.

Заполнение журнала регистрации входящих документов – работа, выполняемая офис-менеджером, дело-производителем или референтом, секретаря.

Если такие сотрудники отсутствуют на предприятии, руководитель может сам назначить человека, который отвечает за заполнение таких бумаг.

Самостоятельно руководство занимается решением вопросов по:

  • Количеству граф в журналах.
  • Регистрационным формам входящей документации. Она бумажная или электронная.

Это книга, которая изготавливается на предприятиях типографским способом. Она выполняется в формате А4. На каждой странице таблица. Работодатель самостоятельно выбирает, какие графы, в каком количестве вписывать.

Узнать, как составить доверенность на право подписи документов и скачать ее образец, вы можете тут.

Поиск интересующих бумаг упрощается благодаря электронным формам, по сравнению с другими вариантами ведения. Единственные искажения  возникают в данных по резолюциям и исполнителям, датам поступления писем. Потому бумажные варианты считаются предпочтительным вариантом.

Доверенность на получение трудовой книжки при увольнении сотрудника: зачем нужна и как правильно составить документ — читайте в этой статье.

Источник: http://allzakon.ru/obraztsy/zhurnal-registratsii-aktov-obrazets-blank-2018.html

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.